โปรแกรมการจักการสารสนเทศส่วนบุคคล (personal information manager)

โปรแกรมการจักการสารสนเทศส่วนบุคคล 
(personal information manager)
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
nจากความเปลี่ยนแปลงของสังคมในยุคสารสนเทศส่งผลให้กลุ่มบุคคลต่าง ๆ ได้รับผลกระทบ  เช่น
- ผู้บริหาร  -  นักวิชาชีพ
- นักธุรกิจ  -  นักวิชาการ
-
nในแต่ละวันบุคคลกลุ่มนี้ยังมีภารกิจอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ  เช่น
  -  การนัดหมาย  -  การจดบันทึกช่วยจำ
  -  การประชุม  -  การติดตามงาน

nทุกองค์การทั้งภาครัฐและเอกชน  จำเป็นต้องมีการวางแผน ด้านต่าง ๆ เช่น
          -  การวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับองค์การ  (corporate  information  plan)
          -  การวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับตนเอง  (personal  information  plan)
-
n ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความสำเร็จในการประกอบกิจการงานและการดำรงชีวิต  จึงเกิดแนวคิดใหม่ที่เรียกว่า  “การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล”  (Personal  Information  Management, PIM)
ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
nสารสนเทศ  หมายถึง  ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ  ซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบ  เช่น
  -  ตัวอักษร    -  ภาพนิ่ง 

  -  ภาพเคลื่อนไหว    -  เสียง    และอาจมีแหล่งที่มาแตกต่างกันตามชนิดของสื่อ  เช่น

  -  สื่อสิ่งพิมพ์  -  โทรสาร

  -  โทรศัพท์  -   ไปรษณีย์เสียง

  -  สื่อวิทยุกระจายเสียง  -  สื่อวิทยุโทรทัศน์

  -  สื่อคอมพิวเตอร์
nการจัดการ  หมายถึง  การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับซึ่งจำเป็นต้องอาศัยทักษะหลายด้าน 
  ซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบ  เช่น 
  -  การจัดเก็บ  -  การดูแลรักษา

  -  การสืบค้น  -  การแสดงผล

  -  การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
n ส่วนบุคคล  หมายถึง  การที่บุคคลมีความต้องการหรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่ง ๆ ในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน เช่น
n บัญชีรายชื่อและที่อยู่ของลูกค้าของบริษัทแห่งหนึ่งเป็นสารสนเทศที่มีความสำคัญต่อพนักงานขายของบริษัทนั้น แต่ไม่เป็นที่ต้องการของพนักงานในหน่วยผลิตของบริษัทเดียวกัน
ยุคของการใช้กระดาษเป็นหลัก 
nส่วนใหญ่อาศัยกระดาษเป็นหลักและมักมีตู้เก็บเอกสารเป็นส่วนประกอบ  ซึ่งระบบนี้ก็ยังเป็นระบบที่ใช้อยู่จนอยู่ถึงปัจจุบันในหลายสถานการณ์  ได้แก่  
    -  สมุดโน๊ต 
  -  สมุดจดที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์
nระบบที่ใช้กระดาษนี้เป็นระบบที่ง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน 
nส่วนจุดด้อยมีหลายประการที่สำคัญคือ 
nการค้นหาข้อมูลค่อนข้างยาก หากไม่มีระบบจัดเก็บและสืบค้นข้อมูลที่ดี 
nปัญหาเชิงเทคนิคบางประการ  เช่น
  -  การเชื่อมโยง  (link)    -  การแปลง  (transfer) 
  -  การขนถ่าย  (transport)

ยุคของการใช้คอมพิวเตอร์เป็นหลัก

n  การเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน  สามารถกระทำได้โดยผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
n การแปลงข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปอีกรูปแบบหนึ่ง  สามารถกระทำได้  โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ มักมีฟังก์ชัน  (function)  เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมนั้น ๆ อยู่แล้ว
nการขนถ่ายข้อมูล  การขนถ่ายข้อมูลจำนวนมากจากสถานที่หนึ่งไปอีกสถานที่หนึ่ง  สามารถกระทำได้  โดยใช้ดิสเกตต์และซีดีรอมเป็นสื่อบันทึกข้อมูล
n  แม้ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปคอมพิวเตอร์จะมีจุดดีหลายประการ  แต่ก็มีจุดด้อยเช่นกัน  คือ  
n  ค่าใช้จ่ายด้านการลงทุนที่สูงกว่าระบบที่ใช้กระดาษ
n สำหรับบุคคลที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์  จะต้องเรียนรู้และใช้ประโยชน์จากระบบให้มากที่สุดและต้องใช้เวลานานที่จะเรียนรู้ระบบนี้
n
n  ระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลนั้น  ไม่ได้หมายความว่าจะทิ้งกระดาษได้ทั้งหมด  จะต้องหาวิธีการเปลี่ยนรูปกระดาษเป็นรูปที่คอมพิวเตอร์อ่านได้  (computer-readable  form)  เพื่อจัดเก็บไว้ใช้ในการอ้างอิง 
 nระบบที่พัฒนาขึ้นมามีความแตกต่างค่อนข้างมาก  รวมถึงฟังก์ชันการทำงานหลักเพื่อใช้ในการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้  ได้แก่  

n ฟังก์ชันนัดหมาย 

n ฟังก์ชันติดตามงาน

n ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร

nการพัฒนาระบบในช่วงปลายทศวรรษ  1990  ได้เริ่มคำนึงถึงการเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลของกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมกันเข้าด้วยกัน 

nแนวคิดการเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์เรียกว่า  การจัดการสารสนเทศของกลุ่ม  (Group  Information  Management, GIM)  โดยมีความพยายามที่จะพัฒนา  ระบบจัดการสารสนเทศของกลุ่ม  (Group  Information  Manager, GIM)   

  GIM  เป็นตัวย่อในภาษาอังกฤษที่ใช้ร่วมกันสำหรับการจัดการสารสนเทศของกลุ่มและระบบจัดการสารสนเทศของกลุ่ม

องค์ประกอบของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

nระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปคอมพิวเตอร์จะมีความแตกต่างค่อนข้างมากทั้งด้านรูปลักษณ์  ระดับความสามารถในการทำงาน  และราคา 

n เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้หลักการจัดการฐานข้อมูลแล้ว  พบว่ามีองค์ประกอบที่เหมือนกัน  คือ

n ส่วนรับเข้า 

n ส่วนประมวลผล

n ส่วนแสดงผล

n ส่วนรับเข้า  (input  unit)    แบ่งออกเป็นสองส่วนย่อย  คือ

n  ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้ เช่น ความจำเป็นในการเชื่อมโยงข้อมูลจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง และการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล เป็นต้น

n  ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ  อาจมีความหลากหลายทั้งด้านเนื้อหาสาระและรูปแบบ

n ส่วนประมวลผล  (processing  unit)  หมายถึง

n  กลไกที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่

n หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้

n รวมทั้งการจัดวิธีการเข้าถึงข้อมูลด้วย

nส่วนแสดงผล  (output  unit) 

n เป็นส่วนที่มีความสำคัญมากส่วนหนึ่ง  เพราะผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากหรือน้อยนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ

nการแสดงผลในระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลนั้น มักขึ้นอยู่กับความต้องการและวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก

ประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

n การจำแนกตามรูปลักษณ์  ได้แก่

nประเภทโปรแกรมสำเร็จ 

n ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มีทั้งในลักษณะใช้งานอิสระ  (stand  alone  version)  และผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ  (network  version) 

n ฟังก์ชันการทำงานหลัก  ได้แก่

n ฟังก์ชันนัดหมาย

n ฟังก์ชันติดตามงาน

nฟังก์ชันการติดต่อสื่อสาร

nโปรแกรมสำเร็จที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป  เช่น

nโปรแกรมไมโครซอฟท์เอาท์ลุก  (Microsoft  Outlook) เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ  (Microsoft  Office)

nโปรแกรมโลตัสออกาไนเซอร์  (Lotus  Organizer) เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมโลตัสสมาร์ทสวีท  (Lotus  SmartSuite)

nประเภทอุปกรณ์เฉพาะ

n เป็นการรวมฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์คอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันไว้ในรูปแบบที่มีลักษณะเฉพาะ 

nขนาดเล็กกะทัดรัต 

nน้ำหนักเบามาก 

nพกพาได้สะดวก 

nใช้กระแสไฟฟ้าตรงจากแบตเตอรี่เป็นหลัก 

nส่วนมากจะมีความสามารถด้านการสื่อสาร  ใช้งานง่าย  และราคาไม่แพง  เรียกอุปกรณ์เฉพาะว่า  “เครื่องพีดีเอ”  (Personal  Digital  Assistant,  PDA)

n การจำแนกตามฟังก์ชันการทำงาน

n ประเภทพื้นฐาน 

nเป็นระบบที่มีความซับซ้อนน้อยที่สุด 

n ประกอบด้วยฟังก์ชันการทำงานหลักสามฟังก์ชันที่มีระดับความสามารถในการทำงานที่ไม่ซับซ้อน  ได้แก่

nฟังก์ชันนัดหมายส่วนบุคคล

nฟังก์ชันติดตามส่วนบุคคล

nฟังก์ชันติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน  ใช้จัดเก็บข้อมูล  ชื่อ-สกุล   ที่อยู่  และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่มาติดต่อ

เกณฑ์การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

nเป้าหมาย

n พิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของผู้ที่จะใช้ระบบ

n พิจารณาเป้าหมายขององค์การ รวมทั้งลักษณะ ประเภท และนโยบายหลักขององการด้วย

nความต้องการด้านสารสนเทศ  พิจารณาเรื่องวัตถุประสงค์ขอบเขตในการนำระบบมาใช้ เช่น

n ต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม

n ต้องการระบบติดตามงานหรือไม่

nราคา

nพิจารณาเรื่องวัตถุประสงค์ที่สามารถจำกัดประเภทของระบบที่จะเลือกเพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ตั้งไว้

n ทั้งนี้ เนื่องจากระบบนี้มีความหลากหลายมากในด้านราคา ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับความสามารถในการทำงานของระบบเป็นหลัก

nความยากง่ายในการใช้งาน

n พิจารณาเรื่องการเข้าถึงระบบ  การป้อนสารสนเทศเข้าสู่ระบบ  รวมถึงฟังก์ชันการทำงานต่าง ๆ ของแต่ละระบบ

n มีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถประเมินได้ว่าระบบนั้นๆ จะเหมาะสมและสอดคล้องกับพื้นความรู้และทักษะด้านเทคโนโลยีของผู้ที่จะใช้ระบบหรือไม่

nพิจารณาเรื่องวัตถุประสงค์ในการใช้เวลามากน้อยเพียงใดในการเรียนรู้ระบบ

nจะคุ้มค่าหรือไม่กับเวลาที่ต้องเสียไป

ระบบนัดหมายส่วนบุคคล

nระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือปฏิทินการทำงานส่วนบุคคลเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลโดยทั่วไป

nระบบนี้มีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายบุคคลที่เป็นกระดาษ

nเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารเวลาของแต่ละบุคคล 

nช่วยให้มีการใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบุคคลที่มีเวลาค่อนข้างจำกัด  เช่น

n ผู้บริหาร  

n นักธุรกิจ

nการใช้งานระบบ 

nเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ผู้ใช้เพียงเลือกวันและเวลาที่ต้องการจะบันทึกข้อมูลการนัดหมายและพิมพ์ข้อมูลในช่องที่กำหนดให้ 

nระบบจะมีวิธีการบันทึกข้อมูลแบบลัด  (shortcut)  เพื่อให้บันทึกข้อมูลได้อย่างสะดวกรวดเร็ว 

nส่วนการค้นหาข้อมูลสามารถกระทำได้เป็นรายวัน  รายสัปดาห์  หรือรายปี  และสามารถใช้ฟังก์ชันทำซ้ำ  (copy)  ช่วยในการบันทึกข้อมูลลงในวันเวลาที่ต้องการโดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ใหม่ 

nหากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน  ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้ทราบเพื่อแก้ไขปัญหาต่อไป 

nมีสัญญาณเตือนการนัดหมาย  (appointment  alarm)  เมื่อใกล้ถึงเวลานัดหมาย  ซึ่งสัญญาณนี้อาจเป็นเสียงหรือข้อความก็ได้และมีการเตือนล่วงหน้าด้วย

ปัจจัยในการใช้งานของระบบนัดหมายกลุ่ม

n สมาชิกทุกคนในกลุ่มต้องใช้ระบบนัดหมายส่วนบุคคลในการบริหารเวลาของตนเองและควรเป็นระบบเดียวกัน

n มาตรฐานที่กำลังเป็นที่นิยมสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data Interchange, PDI) ระหว่างโปรแกรมนัดหมายคือ   มาตรฐานวี-กาเล็นดาร์ (vCalendar หรือ vCalendar specification)

nระบบนัดหมายส่วนบุคคลที่สมาชิกทุกคนใช้จะต้องสามารถเข้าถึงโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์  

ระบบติดตามงานกลุ่ม

nระบบติดตามงานกลุ่ม  เป็นการนำระบบติดตามงานส่วนบุคคลมาใช้ประโยชน์ในการบริหารระบบองค์การ  รวมทั้งการบริหารโครงการด้วย

nปัจจัยที่ทำให้การใช้งานของระบบติดตามงานกลุ่มจะประสบผลสำเร็จ คือ

n  บุคลากรทุกคนต้องใช้ระบบติดตามงานส่วนบุคคลในการบริหารงานและเวลาของตนเองและใช้ระบบเดียวกัน

n  ระบบติดตามงานส่วนบุคคล  สมาชิกทุกคนใช้จะต้องสามารถเข้าถึงโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์  

ระบบติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน

nเป็นระบบพื้นฐานหรือระบบที่ซับซ้อนน้อยที่สุด

n มีเพียงฟังก์ชันที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นของบุคคลที่ผู้ใช้ระบบเกี่ยวข้องหรือติดต่อสื่อสารด้วยทั้งในส่วนการงานและส่วนตัว  (business  and  personal  contacts) 

n เป็นระบบที่มีเพียงฐานข้อมูลของบุคคลที่เกี่ยวข้องซึ่งประกอบด้วยข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการประกอบกิจการ หรือการใช้ชีวิตประจำวันของผู้ใช้ระบบ

•